Een kamp organiseren? Vermijd deze 4 valkuilen

Op kamp gaan is leuk.

Een kamp organiseren is óók leuk.

Tenminste… meestal.

Want ergens tussen het enthousiaste idee “zullen we met z’n allen een weekend weggaan?” en het daadwerkelijke vertrek blijkt ineens dat er vervoer geregeld moet worden, boodschappen nodig zijn, iemand allergisch is voor ongeveer het halve boodschappenlijstje en niemand precies weet wie nou eigenlijk die zaterdagactiviteit zou regelen.

Geen paniek.

De meeste problemen bij het organiseren van een kamp zijn namelijk behoorlijk voorspelbaar. En dus ook goed te voorkomen.

We zetten vier veelgemaakte valkuilen voor je op een rij.

Valkuil 1: alleen kijken naar prijs en aantal bedden

Je hebt 42 deelnemers.

De accommodatie heeft 44 bedden.

Past.

Boeken maar!

Toch adviseren we om iets verder te kijken.

Een groepsaccommodatie is namelijk veel meer dan een verzameling bedden onder één dak. De locatie heeft enorm veel invloed op hoe jullie kamp eruit gaat zien.

Een prachtige accommodatie kan bijvoorbeeld minder geschikt zijn als er nauwelijks buitenruimte is terwijl jullie een actief programma willen organiseren. En een afgelegen kamphuis midden in de natuur klinkt fantastisch, totdat blijkt dat je voor iedere activiteit eerst twintig minuten met auto’s moet rijden.

Kijk daarom naar jullie hele programma.

Wat willen jullie tijdens het kamp doen? Welke faciliteiten heb je daarvoor nodig? Is er voldoende binnenruimte als het regent? Kun je met de hele groep samen eten? Is er buitenruimte? Zijn activiteiten in de omgeving makkelijk bereikbaar?

De goedkoopste accommodatie is niet automatisch de beste keuze.

Een locatie die goed bij jullie programma past, kan de organisatie uiteindelijk juist veel eenvoudiger maken.

Valkuil 2: iedere minuut willen vullen

08.00 uur ontbijt.

09.00 uur vertrek.

09.30 uur activiteit.

12.00 uur lunch.

13.00 uur zeskamp.

15.30 uur tussendoortje.

16.00 uur volgende activiteit.

18.00 uur eten.

19.30 uur avondprogramma.

21.30 uur…

STOP.

We begrijpen het enthousiasme. Echt.

Maar deelnemers hoeven na afloop van het kamp niet het gevoel te hebben dat ze een driedaagse managementtraining hebben afgerond.

Vrije tijd is óók programma.

Sterker nog: juist tijdens die ongeplande momenten ontstaan vaak de leukste herinneringen. Even voetballen. Met een groepje wandelen. Muziek aan. Een spelletje doen. Of gewoon eindeloos aan tafel blijven zitten.

Plan daarom bewust ruimte tussen activiteiten.

Dat geeft deelnemers vrijheid en geeft de organisatie bovendien speling als een activiteit uitloopt, het weer omslaat of de lunch toch iets langer duurt dan gepland.

Valkuil 3: het budget te optimistisch inschatten

De accommodatie is betaald, dus we weten wat het kamp kost.

Helaas.

Naast de overnachtingen zijn er meestal nog behoorlijk wat andere kosten. Denk aan vervoer, boodschappen, activiteiten, eventuele huur van materialen en allerlei kleine uitgaven die afzonderlijk weinig voorstellen maar gezamenlijk aardig kunnen oplopen.

Maak daarom vooraf een eenvoudige begroting.

Dat hoeft echt geen spreadsheet te worden waar een registeraccountant drie dagen op moet studeren. Zet gewoon de belangrijkste kostenposten onder elkaar en neem een kleine reserve op voor onverwachte uitgaven.

Let bij het vergelijken van accommodaties ook goed op wat bij de prijs is inbegrepen.

Zijn bedlinnen en schoonmaak inbegrepen? Zijn er bijkomende kosten? Kun je zelf koken? Zijn bepaalde voorzieningen gratis te gebruiken?

Een iets duurdere accommodatie kan onderaan de streep daardoor soms juist voordeliger uitpakken.

En nog belangrijker: communiceer vooraf duidelijk met deelnemers wat wel en niet in de prijs zit.

Dat voorkomt discussies achteraf.

Valkuil 4: één persoon organiseert alles

In vrijwel iedere groep bestaat hij of zij.

De regelaar.

Degene die de accommodatie zoekt, iedereen achter zijn broek aan zit, de boodschappenlijst maakt, het programma uitwerkt, de betalingen controleert en drie dagen voor vertrek ontdekt dat er ook nog vervoer geregeld moest worden.

Heel handig, zo iemand.

Totdat diegene er genoeg van heeft.

Een kamp organiseren wordt veel leuker én makkelijker wanneer je het werk verdeelt. Maak kleine verantwoordelijkheden en spreek duidelijk af wie wat doet.

Bijvoorbeeld één persoon voor accommodatie en contact met de verhuurder, één voor vervoer, één voor eten, één voor activiteiten en één voor deelnemers en financiën.

En spreek ook af wie tijdens het kamp waarvoor verantwoordelijk is.

Dan hoeft niet iedere vraag automatisch terecht te komen bij dezelfde persoon die toevallig ooit zo onverstandig was om te zeggen:

“Ik regel het wel.”

Uiteindelijk hoeft het helemaal niet ingewikkeld te zijn

Een goed kamp draait uiteindelijk niet om een perfect draaiboek.

Het draait om samen iets meemaken.

Een fijne plek, leuke mensen, een paar goede activiteiten, lekker eten en genoeg tijd om dingen te laten ontstaan die vooraf helemaal niet gepland waren.

Als die basis klopt, hoeft echt niet ieder detail perfect geregeld te zijn.

En die basis begint vaak bij de plek waar jullie verblijven.

Op WEGAANOPKAMP.nl vind je groepsaccommodaties voor schoolkampen, verenigingen, sportteams, families, vriendengroepen en andere groepen. Zo kun je accommodaties zoeken die niet alleen groot genoeg zijn, maar vooral passen bij het soort kamp dat jullie willen organiseren.

Want de beste kampen?

Die voelen achteraf meestal helemaal niet zo georganiseerd.

En misschien is dat juist wel het geheim.

Ga jij binnenkort ook op kamp?
Geen zin om zelf eindeloos naar een geschikte accommodatie te zoeken? Vertel WEGAANOPKAMP wanneer je wilt gaan, met hoeveel personen, waar je ongeveer naartoe wilt en wat jullie budget is. Met onze gratis Kamphulp helpen we je zoeken naar een passende locatie.